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Pourquoi et quand renouveler son parc informatique ?

Comment s’organise un renouvellement de parc informatique ? Pourquoi cette démarche s’impose-t-elle au bout de quelques années ?

Le cycle de vie des équipements informatiques suit des étapes précises. 

  • L’entreprise déploie d’abord ses équipements (souvent neufs), sous garantie constructeur ;
  • Les équipements en panne ou cassés font l’objet de maintenance tout au long de leur utilisation ;
  • Vient ensuite le moment où la garantie constructeur expire. Bientôt, la production de ces équipements s’arrête, et il devient impossible de les acheter neufs ;
  • L’entreprise peut faire appel à des équipements informatiques reconditionnés afin de d’accompagner la croissance ou le maintien en condition opérationnelle de son parc tout en conservant son homogénéité ;
  • En dernière phase, ce parc informatique doit être renouvelé et il sera ainsi repris pour valorisation ou recyclage.

Le renouvellement de parc informatique est un processus complexe, qui mérite une stratégie précise. Selon la typologie d’équipements, les évolutions technologiques et les besoins des utilisateurs, il convient de réadapter son parc à partir de 3, 4 ou 7 ans post-achat selon la gamme (smartphone, tablettes, ordinateurs, lecteur code-barres….).

Plusieurs solutions existent alors, et le renouvellement complet n’est pas une obligation. Acheter des équipements informatiques neufs n’est d’ailleurs pas toujours la meilleure solution pour conserver un parc IT (Technologies de l’Information) homogène.

Pourquoi envisager de renouveler son parc informatique ?

Une des principales problématiques que rencontrent les gestionnaires de parc informatique réside dans l’accélération des cycles technologiques. Les systèmes d’information (SI) se complexifient. Les technologies de l’information, quant à elles, se spécialisent de plus en plus. Les parcs informatiques se diversifient donc également.

Parallèlement, les constructeurs actualisent régulièrement leurs matériels. Les entreprises rencontrent ainsi des difficultés à remplacer leurs équipements en rupture de production.

Ce contexte met en péril l’homogénéité des parcs informatiques, pourtant essentielle. Un parc informatique uniforme permet de rationaliser les frais d’entretien. C’est aussi le seul moyen de garantir à l’entreprise une activité informatique fluide sur le long terme.

Dès que le cycle de vie des équipements est terminé, il est donc nécessaire de renouveler son parc informatique.

Comment savoir si le cycle de vie de vos équipements informatiques est terminé ? On reconnaît un parc informatique en besoin de renouvellement à plusieurs signaux :

  • système d’exploitation qui n’est plus maintenu (faille de sécurité) ;
  • équipements informatiques (ordinateurs, tablettes, smartphones, terminaux code-barre…) obsolètes ;
  • Pannes de plus en plus fréquentes (machines qui “bug” ou “freeze”) ;
  • Augmentation des taux de casse ;
  • difficultés à trouver des pièces de rechange ;
  • équipement qui ne répond plus aux attentes de la clientèle.

Quels sont les freins au renouvellement du matériel informatique ? 

Renouveler son parc informatique représente cependant d’importantes dépenses. Le budget total de la démarche comprend les coûts des :

  • nouveaux équipements
  • accessoires qui accompagnent ses matériels : coques, chargeurs, câbles, périphériques, claviers, souris etc. ,
  • ameublement informatique : station PC, socle pour terminaux de paiement Ingenico (TPE), meuble de caisse, borne tablette etc. ,
  • Acquisition de nouvelles licences software
  • Prestations externes en lien avec l’intégration
  • ressources internes nécessaires au déploiement informatique et à la formation aux nouveaux usages.

Ces frais encouragent les gestionnaires de projets informatiques à se défaire des plannings/roadmaps imposés par les constructeurs.

Objectif : contrôler le renouvellement de son parc pour optimiser les coûts.

Il existe alors plusieurs solutions pour conserver une partie du parc informatique sans empiéter sur son homogénéité :

Quand lancer son projet de renouvellement de parc informatique ?

Il existe plusieurs stratégies pour concevoir son plan de renouvellement informatique. La plupart des entreprises décident de se calquer sur les roadmaps et sur les garanties des constructeurs. Au-delà de la période de garantie, les équipements demandent effectivement plus de maintenance informatique. C’est pourquoi le remplacement des systèmes commence généralement à ce moment-là.

Dans tous les cas, la démarche s’annonce complexe. Pensez à dresser un cahier des charges précis de votre renouvellement informatique. Une seule règle : votre parc informatique doit rester suffisamment homogène pour garantir la performance des équipes d’utilisateurs. Quand l’écart technologique se creuse entre les équipements, le remplacement s’impose.

Une fois vos équipements informatiques désinstallés, il est donc primordiale de faire reprendre vos équipements en fin de vie. Ces matériels ont effectivement une valeur marchande et écologique :

Comment procéder au renouvellement de son matériel informatique ?

Tout l’enjeu d’une stratégie de renouvellement de parc consiste à garder le contrôle sur le déroulé de son projet IT.

 Respecter les trois points suivants optimise le renouvellement de vos équipements informatiques :

1 / Choisissez un rythme de renouvellement. Vous pouvez choisir de remplacer votre parc tout d’un bloc, ou de le délayer, soit par service, soit par entrepôt. Son renouvellement dans le temps permet aux directions informatiques de garder le contrôle sur leurs budgets alloués.

2 / Assurez-vous que toute nouvelle référence est compatible avec l’usage que vous lui réservez. Elle doit également fonctionner avec votre infrastructure logicielle.

3 / Planifiez le remplacement de votre parc informatique, vous demandera d’anticiper les différentes dates de fins de garantie constructeur ou de contrats de maintenance. Vous pouvez recourir à un prestataire comme Codeo pour la gestion administrative et la planification en fonction de ces différents éléments. 

Comment assurer la longévité de votre parc informatique avec Codeo ?

Codeo est le partenaire de la gestion de votre parc IT. Parce que l’allongement de la durée de vie de votre parc est au coeur des préoccupations des Directions Informatiques, nous proposons un éventail de services vous permettant de reprendre le contrôle sur votre roadmap informatique : 

  • La maintenance de parc informatique qui permet d’allonger le cycle de vie de vos équipements et ainsi repousser la date fatidique de renouvellement
  • Le complément de parc avec du matériel reconditionné et d’occasion afin de conserver un parc homogène plus longtemps
  • Le renouvellement de parc avec un large choix de matériel reconditionné ou d’occasion. Solution plus rare mais qui permet d’envisager un renouvellement de parc IT jusqu’à 50% moins cher par rapport au neuf.

Opter pour de la maintenance ou acheter ses équipements en passant par le reconditionné vous permet en outre d’alléger votre bilan carbone. Vous contribuez également à l’économie circulaire. De quoi intégrer votre stratégie informatique à la politique de responsabilité sociétale de votre entreprise (RSE).

Objectif : permettre à chaque entreprise de s’offrir un parc informatique homogène, en le renouvelant à hauteur de ses moyens. Lecteurs de code-barres, PC, imprimantes et terminaux d’encaissement et de paiement : découvrez nos offres de renouvellement et de complément de parc.